第一章  总则

第一条  为建立一个与我校教学、科研、管理等工作相适应的门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的学校档案工作体系，造就一支业务熟练、相对稳定的兼职档案工作队伍，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、教育部27号令（《高等学校档案管理办法》）、《山东政法学院档案管理办法》的要求，结合我校档案工作实际，特制定本制度。

第二条  学校档案工作是学校的重要工作之一，也是衡量学校管理水平的一个重要方面。学校形成的档案既是学校建设与发展的真实记录，是学校的宝贵财富。因此，应把档案工作放到历史的、战略的、基础的高度来认识、重视，切实抓好档案工作。

第三条  学校形成的各类档案是指学校的党务活动、行政工作、教学管理、科学研究、基本建设、财务会计、外事活动等实践过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条  随着我校的发展建设，所产生的档案数量与类别日益增多，涉及的部门和范围越来越广，在这种情况下，档案工作必须得到学校各部门的支持与配合，需配备兼职档案人员，实行部门立卷制度，以保证学校档案工作正常运作。

第二章  配备与管理

第五条  根据教育部六号令的规定，高等学校实行文件形成部门立卷制度。学校各部门必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、管理、整理和移交工作。

第六条  兼职档案员的工作应纳入其本人岗位职责范围，赋予一定的业务工作量，并作为各单位考核干部，检查工作的重要内容之一。

第七条  兼职档案员应保持相对稳定，任期至少三年，如有调动或退休必须妥善办理交接手续，分管负责人应加以督促和检查，并报综合档案科备案。

第三章  基本要求与主要职责

第八条  兼职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案工作，遵纪守法，忠于职守，努力学习档案业务和现代化管理知识，积极参加岗位培训，不断提高档案业务和现代化管理水平。

第九条  兼职档案员的岗位职责

1、努力学习《档案法》及档案管理的有关政策、法规，熟悉所管类别档案业务知识，配合校综合档案科，做好本部门档案的管理工作。

2、负责做好本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷工作，保证归档材料的系统与完整。

3、按各类档案管理办法的要求，对归档案卷，做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；组卷过程中，如发现有圆珠笔、铅笔书写或字迹严重不清楚的文字材料，应退回原单位重新用钢笔、签字笔抄写后归档。

4、整理组卷过程中，注意所管文件材料的安全和保密，防止丢失和泄密。

5、主动接受综合档案科业务指导和督促检查，按规定时间向综合档案科归档。

6、积极参加学院召开的档案工作会议和举办的学术交流活动及岗位培训，参与学校档案工作评比活动。

第四章  岗位培训

第十条   岗位培训是指兼职档案员上岗（在岗）的一种基础培训，主要培训科目有：档案管理学、科技档案管理学、机关文书档案、档案人员职业道德及有关技能培训等。

第五章  考核与奖惩

第十一条  学校和各单位在进行年度考核时，应把兼职档案员的工作纳入本人考核范围。

第十二条  对兼职档案员每年进行一次评选，对优秀者给予奖励。

第十三条  档案是学校的宝贵财富。由于人为因素造成档案缺失或损坏者，要追究有关兼职档案员的责任，并视情节轻重给予相应的处罚。

第六章  附  则

第十四条  本制度适用于全体兼职档案员。

第十五条  本制度由综合档案科负责解释。